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Modalités de participation
A. Participation à l’Assemblée :
1. Formalités préalables à effectuer pour participer à l’Assemblée :
Tout actionnaire, quel que ce soit le nombre d’actions qu’il possède, peut prendre part à cette Assemblée ou s’y
faire représenter par toute autre personne physique ou morale de son choix.
A défaut d’assister personnellement à l’Assemblée, tout actionnaire peut choisir entre l’une des formules suivantes :
- voter par correspondance,
- donner procuration au Président,
- donner procuration à toute personne physique ou morale de son choix,
- adresser une procuration à la Société sans indication de mandataire.
Il est précisé que pour toute procuration donnée par un actionnaire sans indication de mandataire, le Président de
l’Assemblée émettra un vote favorable à l’adoption des projets de résolutions présentés ou agréés par le conseil
d’administration et un vote défavorable à l’adoption de tous les autres projets de résolution.
Pour être admis à assister à cette Assemblée, à voter par correspondance ou s’y faire représenter :
- les actionnaires propriétaires d’actions nominatives devront être inscrits en compte « nominatif pur » ou «
nominatif administré » au deuxième jour ouvré précédant l’Assemblée, à zéro heure, heure de Paris, soit
le 18 mai 2023 à zéro heure, heure de Paris,
- les actionnaires propriétaires d’actions au porteur devront être enregistrés au deuxième jour ouvré
précédant l’Assemblée, à zéro heure, heure de Paris, soit le 18 mai 2023 à zéro heure, heure de Paris.
L’inscription ou l’enregistrement comptable des titres dans les comptes de titres au porteur tenus par l’intermédiaire
habilité doit être constaté par une attestation de participation délivrée par ce dernier dans les conditions de l’article
R. 22-10-28 du Code de commerce devant être annexée au formulaire de vote par correspondance, ou à la
procuration de vote ou à la demande de carte d’admission établie au nom de l’actionnaire.
Une attestation pourra également être délivrée à l’actionnaire souhaitant participer physiquement à l’Assemblée et
qui n’aura pas reçu sa carte d’admission le deuxième jour ouvré précédant l’Assemblée, à zéro heure, heure de
Paris.
2. Mode de participation à l’Assemblée :
(i) Accès à l’Assemblée : Pour faciliter l’accès de l’actionnaire à l’Assemblée, il est recommandé aux actionnaires
de se munir, préalablement à la réunion, d’une carte d’admission qu’ils pourront obtenir de la manière suivante :
• l’actionnaire au nominatif devra adresser sa demande à Uptevia (12, place des Etats-Unis – CS 40083 – 92549
Montrouge Cedex),
• l’actionnaire au porteur devra, deux jours ouvrés au moins avant la date de l’Assemblée, demander à son
intermédiaire financier une attestation de participation. L’intermédiaire se chargera alors de transmettre cette
attestation à l’attention de Uptevia (12, place des Etats-Unis – CS 40083 – 92549 Montrouge Cedex), qui fera
parvenir à l’actionnaire une carte d’admission. Cette attestation sera également transmise à l’actionnaire souhaitant
participer physiquement à l’Assemblée et qui n’a pas reçu sa carte d’admission le deuxième jour ouvré précédant
l’Assemblée à zéro heure, heure de Paris.
Le jour de l’Assemblée, tout actionnaire devra justifier de sa qualité lors des formalités d’enregistrement.
(ii) Vote par correspondance ou par procuration : Tout actionnaire souhaitant voter par correspondance ou par
procuration pourra se procurer une formule unique de vote par correspondance ou par procuration par simple lettre
adressée à l’attention de Uptevia (12, place des Etats-Unis – CS 40083 – 92549 Montrouge Cedex). Cette demande
devra être reçue par Uptevia six jours au moins avant la date de l’Assemblée. Il est précisé toutefois que la formule
unique de vote par correspondance ou par procuration sera par ailleurs mise en ligne sur le site Internet de la
Société au plus tard le vingt-et-unième jour précédant la date de l’Assemblée conformément aux dispositions de
l’article R. 22-10-23 du Code de commerce.
Les votes par correspondance ou par procuration envoyés par voie postale ne pourront être pris en compte que si
les formulaires dûment remplis et signés, accompagnés de l’attestation de participation, parviennent à Uptevia
(12, place des Etats-Unis – CS 40083 – 92549 Montrouge Cedex), trois jours au moins avant la date de
l’Assemblée.
Conformément à l’article R. 225-79 du Code de commerce, la procuration donnée par un actionnaire est signée par
celui-ci et doit indiquer les nom, prénom et adresse du mandataire. La notification à la Société de la désignation et
de la révocation d’un mandataire peut s’effectuer par voie électronique à l’adresse InvestorContact@proactis.com,
trois jours au moins avant la date de l’Assemblée. Pour les actionnaires au porteur, elle doit s’accompagner de
l’attestation de participation délivrée par l’intermédiaire habilité.
Tout actionnaire ayant transmis son formulaire unique de vote par correspondance ou par procuration ou ayant
demandé une carte d’admission ne peut plus choisir un autre mode de participation. Il peut cependant céder tout
ou partie de ses actions. Aucune cession ni aucune autre opération réalisée après le deuxième jour ouvré précédant
l’Assemblée, à zéro heure, heure de Paris, quel que soit le moyen utilisé, ne sera notifiée par l’intermédiaire habilité
ou prise en considération par la Société, nonobstant toute convention contraire.
En cas de retour d’un formulaire par un intermédiaire inscrit, la Société se réserve le droit d’interroger ledit
intermédiaire pour connaître l’identité des votants.
B. Documents mis à la disposition des actionnaires :
Les documents qui doivent être mis à disposition des actionnaires et présentés lors de l’Assemblée seront
disponibles au siège social de la Société situé 26-28, quai Gallieni – 92150 Suresnes, dans les conditions prévues
par les dispositions légales et réglementaires applicables.
Les documents visés à l’article R. 22-10-23 du Code de commerce seront publiés sur le site Internet de la Société,
https://www.proactis.com/uk/proactis_sa-investors/, au plus tard le vingt-et-unième jour précédant la date de
l’Assemblée, dans les conditions légales et réglementaires.
C. Demandes d’inscription à l’ordre du jour de points ou de projets de résolution – questions écrites :
1. Demande d’inscription à l’ordre du jour de points ou de projets de résolution :
Un ou plusieurs actionnaires ou une association d’actionnaires représentant au moins la fraction du capital prévue
par les dispositions légales et réglementaires, peuvent requérir l’inscription à l’ordre du jour de points ou de projets
de résolution, dans les conditions prévues aux articles L. 225-105 et R. 225-71 à R. 225-73 du Code de commerce.
Les demandes d’inscription à l’ordre du jour de points ou de projets de résolutions présentés par les actionnaires
doivent être envoyées au siège social par lettre recommandée avec accusé de réception adressée au président du
conseil d’administration ou par voie électronique à l’adresse InvestorContact@proactis.com à compter de la
publication du présent avis et doivent parvenir à la Société au plus tard vingt-cinq jours avant l’Assemblée Générale.
La demande d’inscription d’un point doit être motivée. La demande d’inscription de projets de résolution doit être
accompagnée du texte du projet de résolution, qui peut être assorti d’un bref exposé des motifs. Si le projet de
résolution porte sur la présentation d’un candidat au conseil d’administration, il doit être accompagné des
renseignements prévus au 5° de l’article R. 225-83 du Code de commerce.
Les demandes doivent être accompagnées d’une attestation d’inscription en compte soit dans les comptes de titres
nominatifs tenus par la Société, soit dans les comptes de titres au porteur tenus par un intermédiaire habilité qui
justifie de la possession ou de la représentation par l’auteur de la demande de la fraction du capital exigée par
l’article R. 225-71 du Code de commerce. En outre, l’examen par l’Assemblée du point ou du projet de résolution
déposé est subordonné à la transmission, par l’auteur de la demande, d’une nouvelle attestation justifiant de
l’enregistrement comptable des titres dans les mêmes comptes au deuxième jour ouvré précédant l’assemblée, à
zéro heure, heure de Paris.
Le Président du conseil d’administration accuse réception des demandes d’inscription à l’ordre du jour de points ou
de projets de résolution, soit par lettre recommandée, soit par voie électronique à l’adresse indiquée par
l’actionnaire, dans le délai de cinq jours à compter de cette réception.
Les projets de résolution présentés, ainsi que la liste des points ajoutés, à l’ordre du jour, le cas échéant par les
actionnaires, seront publiés sur le site Internet de la Société, https://www.proactis.com/uk/proactis_sa-investors/.
2. Questions écrites :
Conformément à l’article R. 225-84 du Code de commerce, tout actionnaire qui souhaite poser des questions écrites
doit, au plus tard le quatrième jour ouvré précédant la date de l’Assemblée, adresser ses questions au siège social
au Président du conseil d’administration par lettre recommandée avec accusé de réception ou par voie électronique
à l’adresse InvestorContact@proactis.com.
Pour être prises en compte, ces questions doivent impérativement être accompagnées d’une attestation
d’inscription en compte soit dans les comptes de titres nominatifs tenus par la Société, soit dans les comptes de
titres au porteur tenus par un intermédiaire habilité.
Les réponses aux questions écrites pourront être publiées directement sur le site Internet de la Société,
https://www.proactis.com/uk/proactis_sa-investors/.
Le présent avis vaut avis de convocation, sauf si des éventuelles modifications devaient être apportées à l’ordre du
jour notamment à la suite de demandes d’inscription de projets de résolutions présentées par des actionnaires.
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