Cacher les modalités de participation
Modalités de participation
I. Participation à l’Assemblée Générale
L’Assemblée Générale Annuelle se compose de tous les actionnaires, quel que soit le nombre d’actions
qu’ils possèdent.
A. Formalités préalables à effectuer pour participer à l’Assemblée Générale
Conformément à l’article R. 22-10-28 du Code de commerce, les actionnaires souhaitant assister à
cette Assemblée Générale, s’y faire représenter ou voter à distance (par correspondance ou par
Internet), devront justifier de la propriété de leurs actions au deuxième jour ouvré précédant
l’Assemblée Générale (soit le 19 décembre 2023, zéro heure, heure de Paris), soit dans les comptes de
titres nominatifs tenus pour la Société par son mandataire, Société Générale, soit dans les comptes de
titres au porteur tenus par un intermédiaire habilité :
Pour l’actionnaire au nominatif : par l’inscription de ses actions sur les registres de la Société.
Pour l’actionnaire au porteur : en faisant parvenir à l’établissement financier centralisateur de cette
Assemblée générale, Société Générale – Service Assemblées, 32, rue du Champ-de-Tir, CS 30812,
44308 Nantes Cedex 03, une attestation constatant la propriété de ses titres, délivrée par
l’intermédiaire habilité teneur de ses comptes.
Seuls les actionnaires justifiant de cette qualité au 19 décembre 2023, zéro heure, heure de Paris, dans
les conditions rappelées ci-dessus, pourront participer à cette Assemblée Générale.
B. Modes de participation à l’Assemblée Générale
L’actionnaire a le droit de participer à l’Assemblée générale :
• soit en y assistant personnellement ;
• soit en votant par correspondance ou par Internet ;
• soit en se faisant représenter par toute personne physique ou morale de son choix, assistant
à l’Assemblée ;
• soit en se faisant représenter par le Président de l’Assemblée générale.
Afin de faciliter leur participation à l’Assemblée, la Société offre à ses actionnaires la possibilité de
désigner ou révoquer un mandataire, ou de voter via le site Internet sécurisé « Votaccess ».
1. Les actionnaires désirant assister personnellement à cette Assemblée Générale pourront
demander une carte d’admission de la façon suivante :
1.1. Demande de carte d’admission par voie postale
Pour l’actionnaire au nominatif : adresser une demande de carte d’admission par courrier postal à
l’aide de l’enveloppe prépayée jointe à la convocation qui lui sera adressée en utilisant le formulaire
unique de vote par correspondance ou par procuration ou se présenter le jour de l’Assemblée
Générale, muni d’une pièce d’identité ;
Pour l’actionnaire au porteur : demander à l’établissement teneur de son compte qu’une carte
d’admission lui soit adressée ou se présenter le jour de l’Assemblée Générale, muni d’une attestation
de participation certifiant de la propriété de leurs actions au deuxième jour ouvré précédant
l’Assemblée Générale (soit le 19 décembre 2023, zéro heure, heure de Paris).
1.2. Demande de carte d’admission par Internet
Pour l’actionnaire au nominatif : l’actionnaire au nominatif (pur ou administré) doit se connecter au
site www.sharinbox.societegenerale.com en utilisant son code d’accès Sharinbox (rappelé sur le
formulaire de vote) ou son e-mail de connexion(s’il a déjà activé son compte Sharinbox by SG Markets),
accompagné du mot de passe adressé par courrier par Société Générale Securities Services à
l’ouverture du compte. Il doit ensuite suivre la procédure indiquée à l’écran.
Pour l’actionnaire au porteur : l’actionnaire au porteur doit se connecter au portail de l’établissement
teneur de son compte avec ses codes d’accès habituels et cliquer sur l’icône qui apparaît sur la ligne
correspondant à ses actions Malteries Franco-Belges pour accéder au site VOTACCESS. Il doit ensuite
suivre la procédure indiquée à l’écran. Seul l’actionnaire au porteur dont l’établissement teneur de
compte a adhéré au site VOTACCESS pourra faire sa demande de carte d’admission par Internet.
L’accès aux sites Internet dédiés et sécurisés sera possible à partir du lundi 4 décembre 2023 à 9h00
(heure de Paris) jusqu’au mercredi 20 décembre 2023 à 15h00 (heure de Paris), dernier jour ouvré
avant la date de l’Assemblée Générale.
2. Les actionnaires n’assistant pas personnellement à cette Assemblée Générale et souhaitant voter
par correspondance ou par procuration dans les conditions légales et réglementaires, notamment
celles prévues aux articles L. 225-106, I et L. 22-10-39 du Code de commerce, pourront :
Pour l’actionnaire au nominatif:
- Soit renvoyer le formulaire de vote par correspondance ou par procuration à l’aide de
l’enveloppe T jointe à la convocation, de façon à être reçu au plus tard le lundi 18 décembre
2023 à 23h59, heure de Paris,
- soit voter par voie électronique, en se connectant, au site Internet
www.sharinbox.societegenerale.com
Pour l’actionnaire au porteur :
- soit demander le formulaire, par lettre adressée à l’intermédiaire auprès duquel ses titres
sont inscrits, à compter de la date de convocation de l’Assemblée. Cette lettre devra être
parvenue au Service des Assemblées de Société Générale, au plus tard six (6) jours avant la
date de réunion de cette assemblée, soit, le vendredi 15 décembre 2023. Le formulaire unique
de vote par correspondance ou par procuration devra être renvoyé à l’intermédiaire financier
qui se chargera de le faire parvenir à Société Générale – Service Assemblées, 32, rue du
Champ-de-Tir, CS 30812, 44308 Nantes Cedex 03,
- soit voter par voie électronique, en se connectant, avec ses identifiants habituels au portail
Internet de son Teneur de Compte Titres pour accéder au site Internet Votaccess au plus tard
le mercredi 20 décembre 2023 à 15 heures.
Les votes par correspondance ne seront pris en compte qu’à condition de parvenir trois (3) jours au
moins avant la date de l’Assemblée, soit, le lundi 18 décembre 2023, à Société Générale – Service
Assemblées, 32, rue du Champ-de-Tir, CS 30812, 44308 Nantes Cedex 03. Il est précisé qu’aucun
formulaire reçu par la Société après cette date ne sera pris en compte.
Il est rappelé que tout actionnaire souhaitant se faire représenter doit transmettre ses instructions à
l’émetteur ou son mandataire, le centralisateur Société Générale, à l’aide du formulaire universel en
indiquant précisément ses coordonnées complètes ainsi que celles de son mandataire (nom, prénom
et adresse). En effet, tout mandat doit avoir été préalablement enregistré afin d’être recevable, trois
(3) jours au moins avant la date de l’Assemblée, soit, le lundi 18 décembre 2023 au plus tard.
Il est précisé que pour toute procuration donnée par un actionnaire sans indication de mandataire, le
Président de l’Assemblée générale émettra un vote selon les recommandations du conseil
d’administration.
3. Conformément aux dispositions de l’article R. 22-10-28 du Code de commerce, lorsque
l’actionnaire aura déjà exprimé son vote à distance, envoyé un pouvoir ou demandé sa carte
d’admission ou une attestation de participation pour assister à l’Assemblée Générale, il ne
pourra plus choisir un autre mode de participation à l’Assemblée Générale. Il peut toutefois
céder tout ou partie de ses actions.
Cependant, si le transfert de propriété intervient avant le deuxième jour ouvré précédant l’Assemblée
à zéro heure, heure de Paris, la Société invalide ou modifie en conséquence, selon le cas, le vote
exprimé à distance, ou le pouvoir.
À cette fin, l’intermédiaire habilité teneur de compte notifie la cession à la Société ou à son mandataire
et lui transmet les informations nécessaires.
Aucun transfert de propriété réalisé après le deuxième jour ouvré précédant l’Assemblée à zéro heure,
heure de Paris, quel que soit le moyen utilisé, n’est notifié par l’intermédiaire habilité ou pris en
considération par la Société, nonobstant toute convention contraire.
4. Notification de la désignation et de la révocation d’un mandataire
La révocation du mandat s’effectue dans les mêmes conditions de forme que celles utilisées pour sa
désignation.
L’actionnaire peut révoquer son mandataire, étant précisé que la révocation devra être effectuée par
écrit et selon les modalités précisées ci-dessous. Pour désigner un nouveau mandataire après
révocation, l’actionnaire devra demander à Société Générale (s’il est actionnaire au nominatif) ou à
son intermédiaire habilité (s’il est actionnaire au porteur) de lui envoyer un nouveau formulaire de
vote par procuration, qu’il devra retourner, en y portant la mention « Changement de mandataire » à
Société Générale – Service Assemblées, 32, rue du Champ-de-Tir, CS 30812, 44308 Nantes Cedex 03,
trois jours calendaires au moins avant la tenue de l’Assemblée générale, soit le lundi 18 décembre
2023.
La notification de la désignation et de la révocation d’un mandataire peut également être effectuée
par voie électronique, selon les modalités suivantes :
o pour les actionnaires au nominatif pur ou administré : en se connectant sur le site
Internet www.sharinbox.societegenerale.com avec ses identifiants habituels et en allant
sur la page « Mes Opérations – Assemblée générale Malteries Franco Belges» puis enfin
en cliquant sur le bouton « Désigner ou révoquer un mandat », sur le site du vote
Votaccess.
Si un actionnaire n’est plus en possession de son identifiant et/ou mot de passe, il peut
suivre les indications données à l’écran pour les obtenir ;
o pour les actionnaires au porteur : soit en se connectant sur le portail Internet de leur
teneur de compte titres pour accéder au site Votaccess si l’intermédiaire y est connecté,
soit par courriel, en envoyant un email à leur intermédiaire financier. Ce courriel devra
obligatoirement contenir les informations suivantes : nom de la Société, nom, prénom,
adresse, références bancaires du mandant, ainsi que les nom, prénom et si possible
adresse du mandataire. L’actionnaire devra obligatoirement demander à son
intermédiaire habilité d’envoyer une confirmation écrite à Société Générale – Service
Assemblées, 32, rue du Champ-de-Tir, CS 30812, 44308 Nantes Cedex 03.
Afin que les conclusions ou révocations de mandats notifiés par voie électronique puissent être
valablement prises en compte, les confirmations devront être réceptionnées au plus tard la veille de
l’assemblée générale, soit le mercredi 20 décembre 2023, à 15 heures (heure de Paris).
5. Vote par Internet
La Société offre également à ses actionnaires, dès la détention d’une action Malteries Franco-Belges,
la possibilité de voter par Internet avant l’Assemblée Générale dans les conditions ci-après :
Pour l’actionnaire au nominatif : l’actionnaire au nominatif (pur ou administré) doit se connecter au
site www.sharinbox.societegenerale.com en utilisant son code d’accès Sharinbox (rappelé sur le
formulaire de vote) ou son e-mail de connexion (s’il a déjà activé son compte Sharinbox by SG Markets),
accompagné du mot de passe adressé par courrier par Société Générale Securities Services à
l’ouverture du compte. Il doit ensuite suivre la procédure indiquée à l’écran.
Pour l’actionnaire au porteur: l’actionnaire au porteur doit se connecter au portail de l’établissement
teneur de son compte avec ses codes d’accès habituels et cliquer sur l’icône qui apparait sur la ligne
correspondant à ses actions Malteries Franco-Belges pour accéder au site VOTACCESS. Il doit ensuite
suivre la procédure indiquée à l’écran.
Seul l’actionnaire au porteur dont l’établissement teneur de compte a adhéré au site VOTACCESS
pourra voter par Internet.
L’accès aux sites Internet dédiés et sécurisés sera possible à partir du lundi 4 décembre 2023 à 9h00
(heure de Paris) jusqu’au mercredi 20 décembre 2023 à 15h00 (heure de Paris), dernier jour ouvré
avant la date de l’Assemblée Générale.
II. Demande d’inscription de points ou de projets de résolutions à l’ordre du jour
Les demandes d’inscription à l’ordre du jour de points ou de projets de résolutions par les actionnaires
remplissant les conditions prévues aux articles L. 225-105, R. 225-71 à R. 225-73 et R. 22-10-21 du
Code de commerce, doivent parvenir au secrétariat du conseil d’administration – Service juridique, au
siège social de la Société, par lettre recommandée avec accusé de réception ou par voie de
télécommunication électronique à l’adresse suivante : service.juridique@soufflet-group.com, dans le
délai de vingt-cinq (25) jours avant la tenue de l’assemblée générale (soit le dimanche 26 novembre
2023).
Les demandes doivent être motivées et accompagnées d’une attestation d’inscription en compte qui
justifie de la détention ou de la représentation par les auteurs de la demande de la fraction du capital
exigée par l’article R. 225 – 71 du Code de commerce susvisé. La demande d’inscription de projets de
résolutions devra, en outre, être accompagnée du texte des projets de résolutions, qui peuvent être
assortis d’un bref exposé des motifs. Si un projet de résolution porte sur la présentation d’un candidat
au Conseil d’Administration, il doit être accompagné des renseignements prévus au 5° de l’article R.
225-83 du Code de commerce.
L’examen par l’Assemblée Générale des points ou de projets de résolutions, déposés par les
actionnaires dans les conditions légales et réglementaires, est subordonné à la transmission, par les
auteurs, d’une nouvelle attestation justifiant de l’inscription en compte de leurs titres dans les mêmes
conditions que celles visées ci-dessus au deuxième jour ouvré précédant l’Assemblée Générale à zéro
heure, heure de Paris (soit au mardi 19 décembre 2023, zéro heure, heure de Paris).
Le texte des projets de résolutions présentés par les actionnaires de la Société sera publié sur le site
Internet de la Société ( https://www.malteriesfrancobelges.fr).
III. Questions écrites
Conformément aux articles L. 225-108 alinéa 3 et R. 225-84 du Code de commerce, l’actionnaire qui
souhaite poser des questions écrites doit, à compter de la mise à disposition des documents aux
actionnaires et au plus tard le quatrième jour ouvré précédant la date de l’Assemblée Générale, soit le
vendredi 15 décembre 2023, adresser ses questions au secrétariat du conseil d’administration – Service
juridique, au siège social de la Société, par lettre recommandée avec avis de réception. Pour être prises
en compte, ces questions doivent impérativement être accompagnées d’une attestation d’inscription
en compte.
Conformément à la législation en vigueur, il est précisé qu’une réponse commune pourra être
apportée à ces questions dès lors qu’elles présenteront le même contenu.
La réponse à une question écrite est réputée avoir été donnée dès lors qu’elle figure sur le site Internet
de la Société dans une rubrique consacrée aux questions-réponses.
IV. Droit de communication des actionnaires
Conformément aux dispositions légales et réglementaires applicables, tous les documents qui doivent
être tenus à la disposition des actionnaires dans le cadre des Assemblées Générales seront disponibles,
au siège social de la Société, à compter de la publication de l’avis de convocation ou quinze jours avant
l’Assemblée Générale selon le document concerné.
Tous les documents et informations visés à l’article R. 22-10-23 du Code de commerce destinés à être
présentés à l’Assemblée Générale seront mis à la disposition des actionnaires sur le site Internet de la
Société à l’adresse suivante : https://www.malteriesfrancobelges.fr , à compter du vingt-et-unième
jour précédant cette Assemblée Générale, soit le 30 novembre 2023.
A compter de la convocation et jusqu’au cinquième jour inclusivement avant la réunion, tout
actionnaire peut demander à la société de lui adresser les documents et renseignements mentionnés
aux articles R. 225-81 et R. 225-83 du Code de commerce, les actionnaires au porteur doivent justifier
de cette qualité par la transmission d’une attestation d’inscription en compte.
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