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Modalités de participation
Qualité d’actionnaire
Les actionnaires souhaitant assister à l’Assemblée Générale, s’y faire représenter ou voter par correspondance, devront justifier de la propriété de leurs actions au troisième jour ouvré précédant l’Assemblée à zéro heure, heure de Paris (soit le 4 mars 2013, zéro heure, heure de Paris) :
- pour les propriétaires d’actions nominatives, à leur inscription en compte nominatif dans les livres de la Société au plus tard le troisième jour ouvré précédant la date de réunion de l’Assemblée à zéro heure, heure de Paris ;
- pour les propriétaires d’actions au porteur, à la délivrance d’une attestation de participation par un intermédiaire habilité constatant l’enregistrement comptable des titres au plus tard le troisième jour précédant la date de la réunion de l’Assemblée.
Mode de participation à l’assemblée
A défaut d’assister personnellement à cette Assemblée, les actionnaires peuvent choisir entre l’une des trois formules suivantes :
- voter par correspondance (2),
- adresser une procuration à la Société sans indication du mandataire (2),
- donner une procuration à un autre actionnaire, à son conjoint, au partenaire avec lequel il a conclu un pacte civil de solidarité ou à toute autre personne physique ou morale de son choix (2 et 3).
(1) Les actionnaires désirant assister personnellement à cette Assemblée pourront demander une carte d’admission de la manière suivante :
- l’actionnaire au nominatif devra demander à la Société une carte d’admission,
- l’actionnaire au porteur devra demander à l’intermédiaire habilité qui assure la gestion de son compte titres qu’une carte d’admission lui soit adressée.
(2) Les actionnaires n’assistant pas personnellement à l’Assemblée pourront voter par correspondance ou être représentés en donnant pouvoir au Président de l’Assemblée, ou à toute autre personne physique ou morale de son choix dans les conditions et selon les modalités fixées par la loi et les règlements (notamment articles L225-106 et L225-106-1 du Code de commerce).
Vote par correspondance : Les formulaires de vote par correspondance ou par procuration sont adressés aux actionnaires inscrits en compte nominatif pur ou administré.
Tout actionnaire au porteur souhaitant voter par correspondance ou par procuration peut solliciter un formulaire de vote auprès de la Société à l’adresse suivante : VIVALIS, Direction juridique, 6, Rue Alain Bombard, 44821 SAINT-HERBLAIN CEDEX, au plus tard 6 jours avant la date de réunion.
L’actionnaire pourra également télécharger le formulaire de vote qui sera mis en ligne au plus tard le 11 février 2013.
Les votes par correspondance ou par procuration ne seront pris en compte que pour les formulaires dûment remplis et incluant l’attestation de participation parvenus via l’intermédiaire financier à la Société, 3 jours ouvrés au moins avant la réunion de l’Assemblée générale (soit le 4 mars 2013 à zéro heure) à l’adresse suivante, VIVALIS, Direction juridique au 6, Rue Alain Bombard, 44821 SAINT-HERBLAIN CEDEX.
Pour cette Assemblée, il n’est pas prévu de vote par moyens électroniques de communication. Aucun site visé à l’article R 225-61 du Code de commerce ne sera aménagé à cette fin.
(3) Notification de la désignation d’un mandataire et révocation
Conformément à l’article R 225-79 du Code de commerce, la notification de la désignation ou de révocation de mandats peut également être effectuée par voie électronique, en renvoyant le formulaire signé et scanné à l’adresse électronique suivante : dominiquemary@vivalis.com. La procuration devra être accompagnée de la copie de la pièce d’identité et pour les actionnaires au porteur de leur attestation de participation. Les actionnaires au porteur devront demander impérativement à leur intermédiaire financier qui assure la gestion de leurs compte titres d’envoyer une confirmation écrite à la Société à l’attention de la Direction juridique au 6, Rue Alain Bombard, 44821 Saint-Herblain cedex.
La procuration ainsi donnée est révocable dans les mêmes formes.
Les désignations ou révocations de mandat exprimées par voie papier devront être réceptionnées au plus tard 3 jours avant la date de l’Assemblée.
Il est rappelé qu’au titre de l’article L225-106 du Code de commerce, dans l’hypothèse d’un mandat où l’actionnaire souhaite se faire représenter par une autre personne que son conjoint ou le partenaire avec lequel il a conclu un pacte civil de solidarité, en cas de conflit d’intérêt au sens de l’article L225-106-1 du Code de commerce, le mandataire doit en informer le mandant. A défaut de confirmation écrite du mandant, le mandat est caduc. La caducité du mandat est notifiée sans délai par le mandataire à la Société.
Tout actionnaire ayant transmis son formulaire de vote par correspondance ou par procuration peut néanmoins céder tout ou partie de ses actions. A cette fin, l’intermédiaire habilité teneur de compte notifie la cession à la Société ou à son mandataire et lui transmet les informations nécessaires si la cession intervient avant le troisième jour ouvré précédant l’Assemblée à zéro heure, heure de Paris soit le 4 mars 2013 à zéro heure.
Tout actionnaire ayant voté par correspondance n’aura plus la possibilité de participer directement à l’Assemblée ou de s’y faire représenter (procuration).
Demande d’inscription de points ou de projets de résolutions
Les actionnaires représentant la quotité du capital prévue par les dispositions de l’article R225-71 du Code de commerce et les associations d’actionnaires peuvent requérir l’inscription à l’ordre du jour de projets de résolution ou de points en les envoyant au siège social, à l’attention du Président du Directoire, par lettre recommandée avec demande d’avis de réception au plus tard vingt jours après la date du présent avis. La demande d’inscription de points devra être motivée. Cette demande devra être accompagnée du texte des projets de résolutions et éventuellement d’un bref exposé des motifs ainsi que d’une attestation d’une inscription en compte justifiant de la possession ou de la représentation du capital exigée par l’article R.225-71 précité.
L’examen de la résolution et des points est subordonné à la transmission, par les auteurs de la demande, d’une nouvelle attestation justifiant de l’enregistrement comptable des titres dans les mêmes comptes au troisième jour ouvré précédant l’Assemblée à zéro heure, heure de Paris.
Le texte des projets de résolutions présentés par les actionnaires et la liste des points ajoutés à l’ordre du jour à leur demande seront mises en ligne, sans délai, sur le site Internet de la société (http://www.vivalis.com).
Questions écrites
Les questions écrites peuvent être soumises par courrier à l’adresse suivante : VIVALIS, à l’attention du Président du Directoire, 6, Rue Alain Bombard, 44821 SAINT-HERBLAIN CEDEX à compter de la date du présent avis et au plus tard le 4e jour ouvré précédant la date de l’assemblée
(soit le 1 mars 2013).
Pour être prise en compte, ces questions doivent impérativement être accompagnées d’une attestation d’inscription en compte. Le Directoire est tenu de répondre au cours de l’Assemblée à ces questions, une réponse commune pouvant être apportée aux questions qui présentent le même contenu. La réponse à une question écrite sera réputée avoir été donnée dès lors qu’elle figure sur le site internet de la société dans la rubrique consacrée aux questions/réponses.
Consultation des documents mis à disposition des actionnaires
Tout actionnaire titulaire de titres nominatifs peut demander, jusqu’au cinquième jour inclusivement avant la date de la réunion de l’Assemblée générale, au 6, Rue Alain Bombard, 44821 Saint-Herblain cedex, à la Société Vivalis, de lui envoyer les documents et renseignements mentionnés aux articles R225-81 et R225-83 du Code de commerce.
Le même droit est ouvert à tout actionnaire propriétaire des titres au porteur, qui justifie de cette qualité par la transmission d’une inscription dans les comptes de titres au porteur tenus par l’intermédiaire habilité.
Les actionnaires pourront également prendre connaissance, à compter de la date de publication de l’avis de convocation ou au moins pendant le délai de quinze jours qui précède la date de la réunion de l’Assemblée générale mentionnée ci-dessus, suivant le document concerné, au 6, rue Alain Bombard, 44821 Saint-Herblain cedex ou au siège social, des documents et renseignements énumérés aux articles L225-115 et R225-83 du Code de commerce et R236-3 du Code de Commerce.
Les documents prévus à l’article R 225-73-1 du Code de commerce seront disponibles sur le site internet de la société à l’adresse suivante :
http://www.vivalis.com au plus tard à compter du vingt et unième jour précédant l’Assemblée.
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